Podstawowe informacje

Historia

Pierwszym, znaczącym krokiem dążenia do poprawy sprawności zarządzania Uczelnią było zawarcie dnia 15 lipca 2003 r. porozumienia o współpracy między Uniwersytetem Jagiellońskim, Uniwersytetem Śląskim oraz Politechniką Warszawską. Z dniem 25 listopada 2003 r. do Konsorcjum dołączył Uniwersytet Marii Curie – Skłodowskiej. Celem porozumienia był zakup oraz wdrożenie i utrzymanie oprogramowania informatycznego wspomagającego zarządzanie oraz obsługę administracyjną Uczelni. Po wspólnym dokonaniu zamówienia, Uczelnie w dniu 7 listopada 2006 r ostatecznie podpisały umowę z konsorcjum trzech firm (SAP Polska, Siemens, Prokom Software). Głównym przedmiotem umowy jest dostarczenie, wdrożenie oraz utrzymanie Zintegrowanego Informatycznego Systemu Wspomagania Zarządzania Uczelnią, który zapewni poprawę jakości kształcenia i usług badawczych oraz umożliwi usprawnienie procedur zarządczych w administracji centralnej oraz elastyczne reagowanie na zachodzące zmiany.

Cele wdrożenia Systemu

Poprzez główne cele wdrożenia Systemu rozumieć należy scentralizowanie zasobów informacji dotyczących finansów, gospodarki mieniem Uczelni, spraw osobowych i obsługą toku studiów oraz zapewnienie dostępu do aktualnych danych w ww. obszarach. Projekt umożliwi zapewnienie bezpiecznego i niezawodnego funkcjonowania systemu oraz efektywnej administracji nim, zapewni poprawę jakości komunikacji i przepływu informacji w całej Uczelni oraz ujednolici procesy związane z obsługą badań naukowych, działaniami dydaktycznymi, oraz z obsługą zdarzeń gospodarczych we wszystkich jednostkach organizacyjnych PW.

Organizacja projektu

Powołano Komitet Sterujący, który ma za zadanie podejmowanie strategicznych decyzji związanych z realizacją projektu oraz sprawowanie kontroli nad przebiegiem prac wdrożeniowych. W skład Komitetu wchodzi:

1. Przewodniczący Projektu ze strony PW
2. Kierownik Jakości Projektu ze strony PW
3. Dyrekcja Projektu ze strony PW oraz Wykonawcy (Siemens)
4. Kierownictwo Projektu ze strony PW oraz Wykonawcy (Siemens)
5. Członkowie Komitetu Sterującego ze strony PW oraz Wykonawcy (Siemens)

Dyrekcja Projektu ma za zadanie podejmowanie ważnych decyzji dot. budżetu i harmonogramu oraz dot. zakresu projektu i zasobów przypisanych do jego realizacji. Kierownictwo Projektu organizuje przede wszystkim prace wdrożeniowe oraz prowadzi nadzór nad realizacją harmonogramu prac wdrożeniowych, jak również współuczestniczy w odbiorach prac i przedkłada je do zatwierdzenia Komitetowi Sterującemu. Kierownik Jakości Projektu kontroluje i weryfikuje jakość i efektywność prowadzonych prac projektowych. Utworzono również Biuro Projektu, które wspomaga prace organizacyjne, jak również prowadzi dokumentację projektu.
Na potrzeby realizacji projektu powołano 15 zespołów wdrożeniowych (ZW) wykonujących prace w określonych obszarach działalności Uczelni:

• ZW1 – Finanse i księgowość
• ZW2 – Zarządzanie środkami trwałymi
• ZW3 – Budżetowanie i controlling
• ZW4 – Inwestycje i remonty
• ZW5 – Zarządzanie nieruchomościami i gospodarka remontowa
• ZW6 – Gospodarka magazynowa
• ZW7 – Zamówienia Publiczne
• ZW8 – Sprzedaż i dystrybucja
• ZW9 – Obsługa badań naukowych
• ZW10 – Obsługa toku studiów
• ZW11 – Kadry
• ZW12 – Płace
• ZW13 – Zarządzanie operacyjne i strategiczne, planowanie i symulacja
• ZW14 – Basis ( Administracja Systemem, programowanie)
• ZW15 – Zespół ds. procedur i jakości

Do każdego zespołu wdrożeniowego przypisano konsultantów z Centralnego Ośrodka Informatyki (COI). W przyszłości osoby te będą utrzymywały system oraz dokonywały niezbędnych modyfikacji i rozszerzeń.
Prace zespołów wdrożeniowych prowadzone są w kompleksie sal 100, 103 oraz 105 w budynku Administracji Centralnej. Sale wyposażone są w sprzęt komputerowy.
Rozpoczęcie prac wdrożeniowych poprzedzone było pokonaniem wielu problemów technicznych, organizacyjnych oraz problemów międzyludzkich.

Proces wdrożeniowy projektu

Analiza Przedwdrożeniowa

W trakcie Analizy przedwdrożeniowej poszczególne zespoły wdrożeniowe zidentyfikowały procesy we właściwych dla danego zespołu obszarach funkcjonowania uczelni oraz wyodrębniły przypadki użycia systemu, czyli elementarne funkcjonalności systemu. Stworzono listy formularzy i raportów, które będą dostępne w systemie, zostały określone dane niezbędne do migracji, interfejsy do pozostających systemów oraz niestandardowe rozszerzenia systemu.
Po dokonaniu powyższych działań członkowie zespołów wdrożeniowych powinni odbyć szkolenia przeglądowe, szkolenia konfiguracyjne oraz szkolenia z metodyki wdrażania systemu.

Wdrożenie

Wdrożenie dzieli się na 3 podetapy:

Koncepcja Systemu:

Na tym etapie realizacji projektu zespoły wdrożeniowe opracowują koncepcję systemu (DSKS) w odniesieniu do analizy przedwdrożeniowej oraz do funkcjonalności i ograniczeń systemu. Dokument Koncepcji zawiera opis procesów, listę raportów oraz zagadnienia migracji danych. Kompletny dokument stanowi bazę do wykonania konfiguracji systemu i przygotowania testów.

Konfiguracja i testy:

Na tym etapie wykonywana jest konfiguracja systemu oraz przeprowadzane są testy systemu. Produktem końcowym tej fazy jest dokumentacja przeprowadzonych testów.

Przygotowanie startu:

Na tym etapie wykonywane są prace związane z przygotowaniem systemu do startu produktywnego na które składają się głównie: - Opracowanie ról i uprawnień - Przygotowanie instrukcji stanowiskowych i przeprowadzenie szkoleń użytkowników końcowych. - Testowa i produktywna migracja danych. - Przygotowanie systemu produktywnego. - Przygotowanie interfejsów i raportów klienckich niezbędnych do startu produktywnego.

Start i wsparcie po starcie:

Na tym etapie konsultanci wspierają użytkowników końcowych poprzez pomoc w codziennej pracy w nowym systemie.